El error de base: anotar el total como si estuviera cobrado
El paciente acepta un tratamiento de RD$45,000, deja RD$10,000 y alguien anota RD$45,000 en los ingresos del día. El mes se ve espectacular. La caja no. Y si las comisiones se pagaron sobre esos RD$45,000, la clínica acaba de adelantarle al doctor dinero que el paciente todavía no ha pagado — y que quizás nunca pague.
La forma correcta separa dos cosas:
- El tratamiento, con su precio total acordado: RD$45,000.
- Los abonos, cada uno con su fecha y su monto, que van restando: 10,000 hoy, 5,000 el mes que viene…
El balance del paciente es siempre la resta de los dos, y nunca se calcula a mano.
1. Empieza por un presupuesto aceptado
Antes del primer abono, el paciente tiene que haber visto y aceptado el precio total, desglosado por tratamiento. Evita el clásico «a mí me dijeron otra cosa» en el quinto mes y es la base del balance: si el precio no está escrito, el saldo es una opinión.
2. Pide un inicial que cubra lo que la clínica pone de su bolsillo
En tratamientos con laboratorio — coronas, prótesis, alineadores — la clínica paga el trabajo antes de que el paciente termine de pagar. Una regla sana es que el inicial cubra, como mínimo, ese costo. Así, si el paciente abandona, la clínica no pierde plata además del tiempo.
3. Acuerda el calendario, no solo el monto
«Me vas abonando» no es un acuerdo. Un acuerdo es: RD$10,000 de inicial y RD$5,000 cada mes durante 7 meses, en la cita de control. Atar el abono a la cita tiene una ventaja práctica: el paciente que viene a su control ya sabe que ese día abona.
4. Registra cada abono el día que entra
Un abono registrado tres días después descuadra la caja de dos días distintos: la del día en que entró el dinero y la del día en que se anotó. Y la fecha del abono es lo que después permite responder «¿cuándo fue la última vez que pagó?».
5. Descuentos por separado, nunca bajando el precio
Si al paciente se le rebaja, el precio original y el descuento se registran aparte. Bajar el precio en silencio borra la información: a fin de mes nadie sabe cuánto se dejó de cobrar ni a quién.
6. Revisa los balances pendientes cada semana
La lista de pacientes con saldo pendiente es una de las más valiosas de la clínica y casi nadie la mira. Un paciente que lleva dos meses sin abonar y sin venir a su cita no se olvidó: se está yendo. Un mensaje por WhatsApp a tiempo recupera más que una llamada de cobro a los seis meses.
¿Y la comisión del doctor?
Sale de lo que entró, no del total del tratamiento. Pagar la comisión completa el día que se acepta el presupuesto es la forma más rápida de que la clínica financie tratamientos sin darse cuenta. Los tres modelos de comisión y cuál genera menos conflicto →
Cómo lo resuelve App Dental Pro
En App Dental Pro el tratamiento se registra con su precio completo y queda pendiente; cada abono se agrega con su fecha y el balance del paciente se actualiza solo. El presupuesto aceptado se convierte en el cobro sin volver a digitarlo, y el plan de tratamiento de la ficha muestra qué partes ya están cobradas. Cuando el paciente se sienta en la silla, su balance está en la ficha, al lado del odontograma.
En resumen
- Tratamiento y abonos son dos registros distintos; el balance es la resta.
- Presupuesto aceptado antes del primer abono, y un inicial que cubra el laboratorio.
- Calendario de abonos atado a las citas de control.
- Descuentos aparte y comisiones sobre lo cobrado.
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